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Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 2016/679 in materia di trattamento dei dati personali

Ai sensi e per gli effetti dell’art 13 Regolamento UE n. 2016/679 in materia di trattamento dei dati personali, la scrivente Friend Informatica Sas di Amico di Meane Riccardo & C., in qualità di titolare del trattamento, informa i propri clienti/fornitori che i dati personali acquisiti con riferimento ai rapporti commerciali instaurati saranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata. Secondo la normativa indicata, tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della riservatezza, così come di seguito indicato.

1. Oggetto del trattamento

I dati personali raccolti e trattati dalla scrivente sono:

1. dati identificativi (dati anagrafici, sede/indirizzo, recapiti telefonici, fax, e-mail, dati fiscali, ecc.)
2. dati relativi all’attività economica e commerciale (ordini, dati bancari, dati contabili e fiscali, ecc.).
3. eventuali dati di terzi, acquisiti in forma massiva, temporanea e indiretta, per lo svolgimento di servizi di assistenza tecnica concordata con il Cliente

2. Finalità del trattamento dei dati personali

I Suoi dati personali sono trattati:

A) Senza il Suo consenso espresso (art. 6 lett. b), e) Regolamento UE n. 2016/679), per le seguenti Finalità di Servizio:

• concludere i contratti per i servizi del Titolare;
• adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali derivanti da rapporti con Lei in essere;
• adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità (come ad esempio in materia di antiriciclaggio), a norma dell’art. 6 comma 1 lettera c) del Regolamento UE n. 2016/679;
• esercitare i diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio, a norma dell’art. 6 comma 1 lettera f) del Regolamento UE n. 2016/679. In tutti questi casi il conferimento dei dati per l’espletamento delle suddette attività è indispensabile per l’esatta esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso e dunque il mancato conferimento impedisce la conclusione del contratto per i servizi del Titolare. La necessità del conferimento dei dati per l’esecuzione del contratto di cui l’interessato è parte o per l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso costituisce la base giuridica del trattamento dei dati a norma dell’art. 6 comma 1 lettere b) e c) del Regolamento UE n. n. 2016/679.

In riferimento al punto 1.3 della presente informativa, nello specifico, i tecnici incaricati dalla Friend Informatica potranno venire in contatto con i dati aziendali conservati nei data base dei Clienti o dover anche prelevare parzialmente o interamente i data base aziendali per ottemperare agli obblighi previsti da contratti e/o servizi di assistenza tecnica concordati e operare quindi nei termini ivi previsti. Il conferimento di data base da parte del Cliente per l’espletamento di servizi tecnici è facoltativo e l’eventuale rifiuto potrebbe comportare la mancata esecuzione parziale o totale dell’assistenza richiesta. In tal caso non potrà essere imputata alla Friend Informatica alcuna colpa per la non osservanza di vincoli contrattuali o interventi concordati, né preteso da parte del Cliente alcun rimborso per i servizi eventualmente non forniti dalla Friend Informatica.

B) Solo previo Suo specifico e distinto consenso (art. 6 comma 1 lettera a) e 7 Regolamento UE n. 2016/679), per le seguenti Finalità commerciali:

• inviarLe via e.mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici, newsletter, comunicazioni commerciali e/o materiale pubblicitario su prodotti o servizi offerti dal Titolare e rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi;

Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2.B) è facoltativo. Può quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare dati già forniti, mediante revoca del consenso ai sensi dell’art. 7 comma 3 del Regolamento UE n. 2016/679: in tal caso, non potrà ricevere newsletter, comunicazioni commerciali e materiale pubblicitario inerenti ai Servizi offerti dal Titolare. Continuerà comunque ad avere diritto ai Servizi di cui al punto 2. A).

Le segnaliamo che se siete già nostri clienti, potremo inviarLe comunicazioni commerciali relative a servizi e prodotti del Titolare analoghi a quelli di cui ha già usufruito, salvo il Suo diritto di revocare il consenso già prestato a norma dell’art. 7 comma 3 del Regolamento UE n. 2016/679), precisando in tal senso che la revoca di tale consenso non pregiudica la liceità del trattamento eseguito basata sul consenso precedentemente espresso prima della revoca.

3. Modalità di trattamento

Il trattamento dei Suoi dati personali (nonchè in generale dei dati di cui al punto 1 c. 1 e 2) è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) Regolamento UE n. 2016/679 e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, consultazione, elaborazione, adattamento o modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, consultazione, interconnessione, blocco, comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, limitazione, cancellazione e distruzione dei dati. I dati acquisiti verranno trattati con strumenti elettronici, informatici, telematici anche attraverso internet e con supporti cartacei con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate ad opera di collaboratori e dipendenti interni appositamente incaricati del trattamento o di responsabili esterni del trattamento. I dati sono conservati sia su supporti cartacei e informatici nel rispetto delle misure minime di sicurezza ove previste dalla legge, di carattere sia tecnico che organizzativo, adeguate a garantire la confidenzialità e la riservatezza dei dati personali, adottando misure di sicurezza volte ad evitare l’alterazione, la perdita, il trattamento o l’accesso non autorizzato e a garantire l’integrità e la sicurezza dei dati di carattere personale.

In base al principio di minimizzazione, i dati che il Titolare potrà trattare saranno adeguati, pertinenti e limitati al necessario in funzione dei fini per i quali sono trattati e rispettando in ogni caso la volontà dell’interessato.

Ai sensi dell’art. 13 comma 2 lettera a) del Regolamento UE n. 2016/679, il Titolare precisa che tratterà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto per le Finalità di Servizio (in considerazione anche del termine ordinario di prescrizione in materia di rapporti contrattuali e per il tempo stabilito dalle vigenti disposizioni in materia civilistica, fiscale e contabile).

Il titolare del trattamento non trasferirà i dati personali, ma si riserverà la possibilità di utilizzare servizi in cloud: nel tal caso, i fornitori di tali servizi saranno selezionati tra coloro che forniranno garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 GDPR 679/16.

In riferimento al punto 1.3, quando previsto e per il pieno espletamento delle operazioni necessarie ai servizi di assistenza tecnica concordata, viene incaricata la Friend Informatica ed i suoi tecnici ad eseguire:

• Copie e salvataggi dati su “memorie di massa” (anche rimovibili), su server o PC della Friend Informatica, in cloud, occasionalmente o periodicamente ove richiesto, anche tramite procedure telematiche (es.”sftp”)
• Interventi tecnici su PC/server del Cliente o altri dispositivi presso la sede della Friend Informatica o presso idonei fornitori di servizi di cui la Friend Informatica usufruisce
• Assistenza “on site”
• Assistenza remota La Friend Informatica informa che, al termine delle operazioni di assistenza tecnica, distruggerà o restituirà i dati e/o i supporti forniti dal Cliente. Il Titolare non effettua profilazione e trattamenti che consistano in processi decisionali automatizzati. I dati personali trattati dal titolare non saranno diffusi, ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione, in nessuna forma lucrativa; potranno invece essere comunicati a norma dell’art. 13 lettera e) del Regolamento UE n. 2016/679 per lo svolgimento di attività funzionali all’azienda, quali quelle amministrative, contabili, fiscali e legali:

• ai lavoratori che operano alle dipendenze del Titolare;
• ai soggetti esterni che collaborano con il titolare, al fine di consentire l’adempimento del contratto e per le finalità enunciate, come per esempio i vettori;
• ai soggetti che per finalità di evasione degli ordini o di altre richieste o di prestazioni di servizio relativi alla transazione o al rapporto contrattuale con il titolare, debbano fornire beni e/o eseguire, su incarico del titolare, prestazioni o servizi;
• ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie e/o per effetto di necessità organizzative, fiscali ed operative. In particolare alcuni lavoratori dipendenti saranno legittimati a trattare dati personali, nei limiti delle loro competenze ed in conformità delle istruzioni ad essi impartite dal Titolare. In tal caso l’utilizzo da parte dei terzi dovrà avvenire nel completo rispetto del principio di correttezza, liceità e trasparenza e delle vigenti disposizioni di legge ed in particolare di quella di cui all’art. 28 del Regolamento UE n. 2016/679. L’elenco aggiornato dei responsabili esterni e degli incaricati al trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare del trattamento. Senza la necessità di un espresso consenso (art. 6 comma 1 lett. b) e c) Regolamento UE n. 2016/679), il Titolare potrà comunicare i Suoi dati per le finalità di cui al punto 2 del presente documento ad Autorità giudiziarie e/o amministrative nonché a tutti quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento.

4. Diritti dell’interessato e accesso ai Suoi dati

Nella Sua qualità di interessato, a norma dell’art. 13 comma 2 lettera b) del Regolamento UE n. 2016/679 Lei ha il diritto di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai Suoi dati personali (art. 15 Regolamento UE n. 2016/679), la loro rettifica (art. 16 Regolamento UE n. 2016/679), la loro cancellazione (art. 17 Regolamento UE n. 2016/679), la limitazione del trattamento degli stessi dati (art. 18 Regolamento UE n. 2016/679), di opporsi al loro trattamento (artt. 21 e 22 Regolamento UE n. 2016/679) ed ha comunque il diritto alla portabilità dei dati (art. 20 Regolamento UE n. 2016/679).

Nella Sua qualità di interessato potrà far valere i propri diritti rivolgendosi alla Friend Informatica Sas di Amico di Meane Riccardo e C., titolare del trattamento, utilizzando i dati di contatto sotto indicati, specificando l’oggetto della richiesta, il diritto che intende esercitare e allegando copia della opportuna documentazione che attesti la legittimità della richiesta. Ha inoltre ed in ogni caso diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo secondo le norme del Regolamento UE n. 2016/679 ed in particolare, in base all’art. 77 dello stesso Regolamento, presso l’autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede abitualmente o lavora, oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione, sempre fatto salvo il diritto di rivolgersi in ogni caso alla competente autorità giudiziaria ordinaria.

Dati di contatto del Titolare del Trattamento:

Friend Informatica Sas di Amico di Meane Riccardo & C. con sede in Torino, Corso Tortona n. 26 P.I./C.F.: 06343890015 Telefono: 011 8126621 Fax: 011 7630754 Pec: friend@pec.friendinformatica.net

Dati di contatto del Responsabile del Trattamento dei dati

Amico di Meane Riccardo Telefono: 011 8126621 Pec: friend@pec.friendinformatica.net